1 Personalinformationssysteme
1.1 Grundlagen
1.1.1 Personaldaten in einem Unternehmen
“Innerhalb eines Unternehmens sind eine Vielzahl von Aktionen und Entscheidungen vorzubereiten, die direkt oder indirekt das Personal betreffen.”(1) Dafür ist eine gut organisierte Personalverwaltung unabdingbar. Das Personaldatenaufkommen hat seine Quellen in den verschiedensten Bereichen einer Unternehmung und besteht im wesentlichen aus folgenden Datenarten:
- Personenbezogene Daten (betreffen direkt die Belegschaft oder Teile davon)
- Stellenbezogene Daten (enthalten Informationen über Aufgaben, Anforderungs- und Fähigkeitsprofil einer Stelle oder eines Arbeitsplatzes, sowie über deren organisatorische Zuordnung im Betrieb.
- Entgeltbezogene Daten (enthalten Informationen über Löhne und Gehälter, über Sonderleistungen, Sozialkosten etc.)
- Marktbezogene Daten (kennzeichnen Marktstellung, Umsatz, Marktanteile eines Unternehmens)
- Produktionsbezogene Daten (betreffen den Output eines Betriebes - besonders im Verhältnis zum notwendigen Personal-Input)(2)
Bemerkenswert ist dabei, daß sich insbesondere die personen-bezogenen Daten in ihrer Individualität aus einer Fülle von Einzelelementen zusammensetzen.
Diese zentrale Bedeutung der Personalverwaltung innerhalb eines Unternehmens erfordert Möglichkeiten, das Datenvolumen effizient zu bündeln, zu verarbeiten, auszuwerten und zu verwalten. Ferner müssen in diese Datenbe- und Verarbeitung sämtliche Felder der Personalpolitik einbezogen werden, wie Personalplanung, Personalaufwandsplanung, Entgelt- und Altersversorgungssystem, Personalentwicklung usw.(3)
Um dies gewährleisten zu können, ist ein leistungsfähiges Personalberichtswesen nötig, welches auf einem Personalinformationssystem, kurz PIS, aufbaut.
1.1.2 Personalinformationssystem - Begriff
“Unter einem Personalinformationssystem versteht man ein System, das eine vollständige und geordnete Erfassung, Speicherung, Verwaltung, Sortierung und Auswertung aller entscheidungsrelevanten Informationen über das Personal einschließlich des Sozialwesens und der Arbeitsplätze ermöglicht.”(4)
Dieses wichtige Mittel für Personalsteuerung und -bericht-erstattung stellt einen Großteil der für Beurteilung und Steuerung von Personalprozessen erforderlichen Informationen bereit.
Personalinformationssysteme sind selten Stand-Alone-Lösungen sondern vielmehr Bestandteil eines betrieblichen Gesamtinformationssystems, mit dem sie vernetzt sind und Daten austauschen (Bild 1).Das hat den Vorteil einer Vereinheitlichung des Datenbestandes sowie einer erhöhten Aussagekraft von aus verschiedenen Bereichen kombinierten Daten.
Bild 1
.(5)
1.1.3 Personalinformationssystem - Geschichte und Entwicklung
Seit etwa den sechziger Jahren entwickelt sich die Anwendung von Datenverarbeitungsgeräten im Personalbereich. Nach Jung(6) unterscheidet sich die Entwicklung in vier Phasen:
Zu Beginn konzentrierte sich die DV-technische Unterstützung auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie bot sich durch sich wiederholende große Datenmengen als Idealeinsatzgebiet an.
In der 2 Phase wurde der bereits angelegte Stammdatensatz der Lohnabteilung auch für administrative Zwecke genutzt. Akten, Listen und Karteien begannen, überflüssig zu werden.
In Phase 3 wurde der Anwendungsbereich ausgebaut. Auch Reisekostenabrechnung, Zeitwirtschaft und ähnliches wurde einbezogen. Schnittstellen zu anderen Anwendungen wurden optimiert.
Im Zuge des derzeitigen Ansteigens des Personalkostenanteils an den Gesamtkosten einer Unternehmung kommt in der aktuellen Phase auch dispositiven Aufgaben eine hohe Bedeutung zu. Dennoch liegt der Nutzungsschwerpunkt noch immer im administrativen Bereich. Neu, und durch den Preisverfall von Computerhardware gefördert, ist der Einsatz von Personalcomputern zur Lösung partieller Aufgaben.